Guide de choix : Gestion électronique des documents
Évaluer capture, recherche, collaboration et conservation des documents pour une organisation française.
Partir du travail réel
Préparez une facture ou un contrat reçu, indexé, validé et archivé. Gardez les documents et résultats attendus pour comparer les démonstrations sur le même cas.
Choisir le bon périmètre
Distinguez le partage de fichiers et une GED avec workflows et conservation. Faites nommer les modules inclus dans la proposition et le responsable de chaque étape.
Vérifier les interfaces
Listez la messagerie, la bureautique et les logiciels comptables. Exigez les objets échangés, leur sens, leur fréquence et la procédure de reprise après erreur.
Préparer la migration
Inventoriez documents, index, versions, liens et droits existants. Faites une reprise pilote et comparez les totaux et les accès avant la bascule.
Chiffrer le coût complet
Additionnez pages, stockage, OCR, signatures et connecteurs. Faites préciser engagement, dépassements, mise en service et réversibilité dans le devis.
Demander une preuve concrète
Faites démontrer une erreur d’index, un accès refusé et une restauration de version. Vérifiez cette opération dans le plan acheté et conservez les limites observées dans la recette.
Question à poser en démonstration
Capture des documents · 5%
Quels canaux importent scans, emails et fichiers ?
Index et métadonnées · 4%
Peut-on définir champs, classement et données obligatoires ?
Recherche documentaire · 4%
Peut-on rechercher texte, métadonnées et documents liés ?
Versions et modification · 4%
Une modification conserve-t-elle l’historique et une restauration ?
Circuits documentaires · 4%
Un document suit-il étapes, responsables et exceptions ?
Validation des documents · 3%
Peut-on approuver, refuser et relancer avec une trace ?
Permissions documentaires · 3%
Les accès peuvent-ils varier par dossier, type et rôle ?
Partage externe · 3%
Les liens ont-ils droits, durée et révocation ?
Conservation et purge · 3%
Des règles contrôlent-elles archivage et destruction ?
Journal d’activité · 3%
Peut-on retrouver accès, modifications et validations ?
Consultation et capture mobiles · 3%
Un utilisateur peut-il capturer et traiter un document au téléphone ?
Formulaires de collecte · 2%
Un formulaire crée-t-il un document et ses métadonnées ?
Signature électronique · 2%
Quel service de signature est intégré et à quel coût ?
Sauvegarde et restauration · 2%
Comment restaure-t-on un document ou espace supprimé ?
API documentaire · 4%
L’API permet-elle import, recherche et récupération des pièces ?
Bureautique et coédition · 4%
Les fichiers Office restent-ils modifiables depuis la GED ?
Flux comptables · 3%
Les factures et index sont-ils transférables vers la comptabilité ?
Capture depuis la messagerie · 3%
Les emails et pièces jointes sont-ils classés sans téléchargement manuel ?
Réversibilité · 3%
Peut-on récupérer documents, index et historique dans un format exploitable ?
SSO et annuaire · 3%
L’annuaire contrôle-t-il comptes, groupes et révocations ?
Interface française · 4%
L’interface et l’aide sont-elles disponibles en français ?
Flux de facturation français · 4%
Quels liens existent avec plateforme agréée, Factur-X et Chorus Pro ?
Hébergement et sous-traitance · 3%
Où sont conservés fichiers, sauvegardes et traitements IA ?
Support et intégrateur francophones · 3%
Qui accompagne classement, droits et mise en production ?
Volumes et limites · 3%
Quels plafonds touchent pages, stockage, utilisateurs et signatures ?
Reprise documentaire · 3%
Comment migre-t-on index, doublons et droits sans perdre les liens ?
Extraction intelligente · 4%
L’IA extrait-elle des champs avec contrôle des erreurs ?
Classement assisté · 4%
Des règles ou modèles proposent-ils le type et les métadonnées ?
Questions sur les documents · 4%
L’assistant cite-t-il les documents accessibles à l’utilisateur ?
Gouvernance des traitements IA · 3%
Peut-on contrôler accès, modèles, quotas et conservation des données ?