Facturation et gestion financière
Changer de logiciel de facturation sans perdre les pièces ni les statuts
Une méthode de recette pour les factures, avoirs, paiements, pièces jointes et adresses de réception, avant de fermer l’ancien abonnement.
Séparer données de gestion et échanges réglementaires
La réforme distingue les outils utilisés au quotidien, les plateformes agréées et les échanges de factures et de données. Une migration doit donc traiter plusieurs objets : référentiels clients et fournisseurs, documents, statuts de traitement et raccordements. Faites l’inventaire avec l’expert-comptable avant de fixer la date de bascule. Le transfert d’un carnet d’adresses ne prouve ni la reprise des factures historiques ni celle des échanges de plateforme.
Source officielle ↗Scénario : un mois de clôture représentatif
Exemple fictif : une PME émet 300 factures mensuelles et reçoit des paiements partiels. Construisez un échantillon avec un client ayant changé de coordonnées, un acompte, une facture corrigée par avoir, une pièce jointe et un règlement partiel. Comparez les totaux et les relations entre documents avant et après import. Gardez les écarts dans un procès-verbal de recette ; un total global identique peut masquer une mauvaise affectation à un client.
Exporter ce qui ne se voit pas dans un PDF
Demandez un export d’essai, pas seulement une liste de formats. Il doit permettre de retrouver les originaux pertinents, les références stables, les liens facture-avoir, les statuts et leurs dates, ainsi que les pièces jointes nécessaires. Vérifiez séparément la reprise des règles de numérotation et des données fiscales. Une réimportation à des fins de consultation doit être distinguée d’une nouvelle émission : faites confirmer le mécanisme qui évite les doublons.
Préparer une bascule avec responsable et retour arrière
L’annuaire décrit par France Num sert à identifier les adresses de réception et les plateformes. Faites documenter qui modifie votre routage, à quel moment et comment contrôler une première réception. Prévoyez une fenêtre de gel des modifications, un export différentiel et la personne autorisée à interrompre la bascule. Ne résiliez pas l’ancien service tant que les factures en cours, les rejets et les paiements n’ont pas été rapprochés.
Source officielle ↗Chiffrer la sortie autant que l’entrée
Demandez le coût d’import, du nettoyage, de l’assistance comptable et du maintien temporaire de l’ancien accès. Faites distinguer conservation, consultation en ligne et possibilité de télécharger les pièces après résiliation. Inscrivez une durée et un format de restitution dans l’offre. Les modalités légales de conservation et vos obligations propres doivent être validées avec le professionnel qui suit votre dossier ; un espace de stockage accessible n’est pas une preuve suffisante de leur respect.
Votre liste de vérification
- Peut-on effectuer et vérifier un export représentatif avant de signer ?
- Quels objets ne sont pas repris : paiements, liens vers les avoirs, commentaires, pièces jointes ou statuts ?
- Comment évite-t-on de réémettre un document déjà transmis ?
- Qui met à jour le routage et qui contrôle la première facture reçue ?
- Quel accès reste disponible après résiliation, pendant combien de temps et à quel prix ?
- Le cabinet comptable a-t-il validé les écarts de reprise et la conservation des pièces ?