Guide de choix : Dépenses, cartes et achats
Comparer contrôle des achats, justificatifs et préparation comptable sans confondre compte bancaire et gestion avancée.
Partir du travail réel
Préparez une dépense approuvée, payée puis exportée avec justificatif. Gardez les documents et résultats attendus pour comparer les démonstrations sur le même cas.
Choisir le bon périmètre
Distinguez un compte professionnel et un outil avancé de contrôle des achats. Faites nommer les modules inclus dans la proposition et le responsable de chaque étape.
Vérifier les interfaces
Listez le cabinet, le SIRH et l’annuaire. Exigez les objets échangés, leur sens, leur fréquence et la procédure de reprise après erreur.
Préparer la migration
Inventoriez cartes, abonnements, justificatifs et axes analytiques. Faites une reprise pilote et comparez les totaux et les accès avant la bascule.
Chiffrer le coût complet
Additionnez plateforme, utilisateurs, cartes, change, remboursements et transactions. Faites préciser engagement, dépassements, mise en service et réversibilité dans le devis.
Demander une preuve concrète
Faites démontrer un doublon, une dépense hors politique et un départ de salarié. Vérifiez cette opération dans le plan acheté et conservez les limites observées dans la recette.
Question à poser en démonstration
Cartes physiques et virtuelles · 5%
Peut-on créer, suspendre et limiter des cartes par collaborateur ?
Budgets et plafonds · 4%
Un responsable suit-il dépenses engagées et solde disponible ?
Demandes et validations · 4%
Les dépenses passent-elles par les bons valideurs et seuils ?
Collecte des justificatifs · 4%
Le justificatif est-il associé à la bonne transaction et relancé ?
Notes de frais · 4%
Le salarié soumet-il une dépense personnelle avec approbation ?
Indemnités kilométriques · 3%
Distance, barème et justificatifs sont-ils conservés ?
Factures fournisseurs · 3%
Peut-on recevoir, contrôler et approuver une facture fournisseur ?
Paiement des dépenses · 3%
Comment les règlements validés sont-ils exécutés et suivis ?
Dépenses récurrentes · 3%
Les abonnements et cartes récurrentes sont-ils identifiables ?
Séparation des responsabilités · 3%
Qui demande, approuve, paie et exporte ?
Analyse des dépenses · 3%
Peut-on analyser par personne, service, catégorie et période ?
Gestion multi-entités · 2%
Les budgets et pièces restent-ils rattachés à leur entité ?
Application collaborateurs et managers · 2%
Peut-on déposer et valider une dépense depuis le téléphone ?
Application de la politique de dépenses · 2%
Des règles bloquent-elles ou signalent-elles les dépenses non conformes ?
Connecteurs comptables · 4%
Quels logiciels reçoivent écritures, TVA et justificatifs ?
Export structuré · 4%
Un export personnalisé garde-t-il comptes, axes et pièces ?
API et automatisations · 3%
Quelles ressources et opérations sont disponibles par API ?
Référentiel salariés · 3%
Les arrivées et départs peuvent-ils activer ou retirer les accès ?
SSO · 3%
L’authentification centrale est-elle incluse dans cette formule ?
Rapprochement bancaire · 3%
Peut-on relier paiement, transaction et justificatif comptable ?
Éligibilité de l’entreprise française · 4%
Quels statuts et conditions d’ouverture sont acceptés ?
Facturation et paiements en euros · 4%
Quels frais touchent change, virement et encaissement ?
Préparation comptable française · 3%
Les catégories, TVA et exports répondent-ils au cabinet ?
Support francophone · 3%
Qui traite les incidents de carte et de comptabilité ?
Licences, cartes et frais · 3%
Quels frais s’ajoutent aux utilisateurs, transactions et remboursements ?
Conservation et données financières · 3%
Quels accès et délais de conservation s’appliquent aux pièces ?
Extraction des justificatifs · 4%
Les champs extraits peuvent-ils être contrôlés et corrigés ?
Anomalies et doublons · 4%
Les dépenses inhabituelles ou doublons sont-ils signalés ?
Contrôle assisté de la politique · 4%
L’IA confronte-t-elle les pièces aux règles de dépenses ?
Traçabilité et limites IA · 3%
Les vérifications IA ont-elles un quota, un historique et une validation ?